La productividad es uno de los conceptos más usados en los últimos tiempos, ya sea por las empresas o por las personas. ¿Cómo hacer conseguir hacer más con menos? ¿cómo conseguir motivación para hacer una tarea? Esas son varias de las preguntas que más nos hacemos en nuestro día a día. En busca de alguna respuesta os doy algunas de las metodologías de productividad que más se están usando en la actualidad.

GTD DE DAVID ALLEN PARA LIBERAR LA MENTE

David Allen es inclasificable. Cuenta que ha tenido 35 trabajos diferentes antes de cumplir los 35 años con profesiones de lo más diferentes: mago, instructor de karate, camarero…, pero sobre todo David Allen es uno de los mayores gurús de la productividad.

En 2001 dio a luz al método Getting Things Done, más conocido como método GTD, con un libro que forma parte de cualquier persona interesada en incrementar su productividad: ‘Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity‘ (y su versión española: ‘Organízate con eficacia‘).

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

Allen, David (Writer)

La principal obsesión de David Allen es organizar todo aquello que debes hacer de la manera idónea para que en tu mente tengas la menor presión por recordar posible. Esa es la clave de una de las metodologías de productividad más conocidas. Pero, ¿cómo lo hace?

Pasos a seguir en el GTD:

Establacer el tiempo, el espacio y las herramientas. Antes de empezar el proyecto que tengamos en mente hay que saber el tiempo que disponemos y si tenemos lo adecuado para realizarlo.
Recopilación: Determinar las tareas a hacer («cosas» según el lenguaje de David Allen). Listar todas aquellas tareas que hay que hacer para el proyecto, lo que David Allen llama «los incompletos», todo aquello vinculas al «debería hacer», «he de hacer» y «tendría que hacer». Para esa recopilación el autor nos habla de diferentes herramientas para recopilar: una bandeja, folios, grabadoras de voz, correos electrónicos…
Procesamiento: vaciar la cesta. Una vez iniciadas las tareas «vaciar la cesta» no significa terminar lo que haya en ella, sino que hay que examinar previamente esa lista y decidir qué hacer con lo que hay si no está acabado. En otras palabras: desechar y priorizar.
Organización: Crear los recipientes apropiados. Una vez se sabe qué hay en la cesta toca organizarlo y para ello hay que ser consciente de qué requiere cada tarea, si implica más acciones o no. En caso de no hacerlo hay tres opciones: eliminar, incubar o referencia. En caso de que sí, entonces comienzan las opciones.
Revisar: Mantener la funcionalidad del sistema
Hacer: elegir la mejores opciones. En el caso de que las tareas del recipiente requieran acciones hay que determinar la situación (¿se puede hacer en este momento?), el tiempo disponible (¿qué tiempo tengo hasta la siguiente tarea?), energías disponibles (¿qué esfuerzo requiere?) y la prioridad (Una vez contemplado lo anterior ¿qué acción es más provechosa para hacer?).
Controlar los proyectos.

ZTD DE LEO BABAUTA: MODIFICACIONES DEL GTD

El GTD ha sido una de las métodos de productividad más extendidos, sin embargo, hay quien piensa que es bastante mejorable. Uno de ellos fue Leo Babauta que inventó el ZTD, una versión modificada del sistema de David Allen.

Babauta a partir de su blog Zenhabits estableció nuevas formas de conseguir una mayor productividad y que quedaron reflejadas en un documento que os enlazo aquí en español: El Sistema de Organización ZTD (Zen to Done).

Los 10 hábitos de la metodología ZTD:

Coleccionar. Hábito siempre activo. Llevar encima siempre algo para apuntar. Sacar de la mente lo antes posible apuntándolo en algún sitio.
Procesar. Decidir rápidamente qué hacer con las nuevas tareas adquiridas. Las sencillas quitarlas cuanto antes.
Planificar. Marcar objetivos diarios y semanales.
Hacer. Una cosa cada vez. Búsqueda de máxima concentración.
Sistema de listas sencillo.
Organización. Un lugar para cada cosa.
Revisar. Crear hábito de comprobar objetivos diarios y semanales.
Simplificar. Reducir objetivos y tareas a lo esencial.
Crea y mantén rutinas.
Pasión. Haz un trabajo que te guste. Así tus tareas serán recompensas.

AUTOFOCUS DE MARK FOSTER: ¡COGE CUADERNO Y BOLÍGRAFO!

Mark Foster le dio una vuelta de tuerca más a las metodologías de productividad eliminando el factor importancia de la ecuación. Para no perder tiempo en ordenar por prioridades el autor se basó simplemente en la importancia del hacer.

Para ello los proyectos no se reparten en bandejas ni cosas por el estilo, un cuaderno y un bolígrafo es suficiente. Una lista de una sola página con tareas a hacer es suficiente para ponerse a trabajar.

El Autofocus toma como base la premisa humana de que si nos dan a elegir hacemos siempre la tarea más sencilla y la utiliza para hacer un sistema para que nos sirva acabar haciendo todas las tareas preestablecidas.

Los 5 pasos del Autofocus:

Escribir una página completa de tareas a realizar tal como vayan apareciendo en nuestra cabeza. Solo una hoja para poder ver las tareas de un solo vistazo.
Para elegir hay leer todas las tareas escritas hasta que una nos destaque por encima de todas. Mark Foster cree que inconscientemente acabaremos siendo atraídos por una tarea que podamos hacer en ese momento.
Haz esa tarea hasta que te veas capaz. El autor no quiere que forcemos. Si la acabamos entonces la tachamos y en caso de no finalizarla entonces la borramos y la ponemos al final de la hoja (no lo obviamos y en algún momento será interesante recuperar esa tarea).
Hasta que no estén realizadas todas las tareas de la hoja no se pasa a otra. El hecho de postergarlas solo provoca que otras se hagan más interesantes momentáneamente.
En caso de que haya puntos que no destaquen en ninguna ocasión se descartan y no se reescriben de nuevo.

Para más información lo explica a la perfección Ruben Alzola en su blog: Marca la diferencia.

Un método sencillo: Autofocus 4

LA TÉCNICA POMODORO Y CÓMO TRABAJAR A CONTRARRELOJ

Posiblemente la técnica más sencilla y a la vez más exigente sea la desarrollada por el italiano Francesco Cirillo en los años 80 y conocida como La Técnica Pomodoro. El libro «The Pomodoro Technique» dio nombre a esta metolodogía de productividad basada en los tiempos culinarios.

¿Podemos hacer algo intensamente durante 25 minutos? En eso parece estar basada esta técnica de activación creada por Cirillo que nos hace trabajar con alarmas o «pomodoros«, unos relojes de cocina que sirven para calcular la espera mientras se cocina algún alimento.

El sencillo funcionamiento de la Técnica Pomodoro:

Decide la tarea que vas a hacer
Calcula 25 minutos y trabaja de manera intensa hasta que suene la alarma que dé por finalizado ese tiempo.
Descansa 5 minutos y vuelve a repetir el proceso hasta que acabes la tarea. Al cuarto período sin terminar haz una pausa más larga de 20-30 minutos para reposar.

Como podemos observar la técnica Pomodoro juega con el efecto Zeigarnik y la necesidad humana de acabar las tareas que ya ha comenzado.

LA FILOSOFÍA KAIZEN, EL SISTEMA JUST IN TIME Y EL MÉTODO KANBAN

El mundo de la empresa en Japón ha dado mucho material para las metodologías de productividad. No es para nada aleatorio que la economía nipona sea una de las más potentes del mundo desde los años 50 y con la ayuda de Estados Unidos se desarrolló lo que ya viene siendo un filosofía de vida: la cultura Kaizen.

Tras la Segunda Guerra Mundial la ocupación de los estadounidenses del país asiático provocó que chocaran dos mentalidades dando lugar a este nuevo concepto. Se unió el trabajo estadístico y de control de los occidentales con la filosofía de superación japonesa para dar lugar a ese nuevo término llamado Kaizen y que vendría a traducirse como el concepto de la «mejora contínua«.

Una filosofía de vida que nos dice que cada día tenemos que mejorar al menos un 1%.

Con esa filosofía es fácil de entender porque el Sistema Just in Time triunfó en Japón en los años 70. La premisa no podía ser más sencilla:

Producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan»

Y derivado de ese modelo de producción japonés nació el Método Kanban. Otra de las metodologías de productividad más utilizadas a nivel mundial y que solo necesita de un tablero y unas tarjetas para ponerlo en marcha.

Pasos del método Kanban:

Coloca un tablero con las tareas que se deben hacer ese día, semana o mes. Este debe tener tres columnas: Una para tareas pendientes, una para las tareas empezadas (en proceso) y una tarea para terminadas.
En tarjetas se sitúan todas las tareas en pendientes y en cuanto se va a hacer una de las tareas pendientes la tarjeta pasa a ‘en proceso’ hasta que esté acabada.
En cuanto este acabado el trabajo la tarjeta pasa de ‘en proceso’ a ‘terminada’ y se escoge una nueva tarea de las pendientes.

TIM FERRISS Y LA COMBINACIÓN PARETO-PARKINSON

¿Has soñado alguna vez con aprender algo nuevo que te cambie la vida? Si es así te animo a leer o ver las conferencias de Tim Ferriss, un hombre que ha sido capaz de aprender a bailar tango, a nadar como un profesional o atreverse con cualquier idioma en cuestión de muy pocos meses. Por supuesto, su manera de trabajar no podía faltar entre las metodologías de productividad más destacadas.

Tim Ferriss no muestra en su libro ‘La Semana Laboral De 4 Horas‘ las claves para una productividad de élite. Para ello lo primero que hace es eliminar algunos tópicos:

«El interés y la energía son lineales». Para Ferriss el más productivo es el que sabe distribuir sus recursos y trabajar en los momentos en que el interés y la energía están más despiertos.
«Hacer menos es vagancia». Lo importante no es estar ocupado sino ser productivo.
«Todo estrés es negativo». Existen estímulos que nos debilitan (distrés), sin embargo, hay otros que nos sirven ya que nos hacer superar nuestras limitaciones y salir de la zona de confort (eustrés).

Teniendo eso en cuenta Tim Ferriss nos anima a eliminar todo lo que nos sobra de nuestras tareas para tener más tiempo, energía, dinero y otros recursos disponibles y a partir de ahí utilizar sus claves para una mayor productividad: La combinación entre el Principio de Pareto y la Ley de Parkinson.

La combinación ideal de Tim Ferriss

PRINCIPIO DE PARETO. El sociólogo Vilfredo Pareto se dio cuenta que en Italia el 20% de la población acaparaba el 80% del capital monetario del país, esa regla del 80/20 también servía para cosas como el tiempo y el dinero ya que en cuanto a trabajo se refería el 80% de nuestros ingresos estaban realizados en el 20% de nuestro tiempo activo. Tim Ferriss explicó en su libro anteriormente citado que la eliminación de ese 80% de tiempo restante solo nos provocaría una pérdida de un 20% de nuestro capital, por lo que sería rentable ganar todo ese tiempo libre.

LEY DE PARKINSON. El historiador Cyril Northcote Parkinson nos advirtió que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo que se dispone para su realización». Sabiendo eso Tim Ferriss nos recomienda que para ser más productivos reduzcamos al mínimo posible el tiempo para hacer cada tarea y así aumentar nuestra productividad.

Con esta combinación entre el Principio de Pareto y la Ley de Parkinson se establece una de las metodologías de productividad más efectivas. Tim Ferriss nos hace que eliminemos trabajo y el tiempo para realizarlo para tener una productividad superior. A él le ha servido con creces.

EL MÉTODO JERRY SEINFELD PARA IMPLEMENTAR HÁBITOS

Jerry Seinfeld es uno de los humoristas más prolíficos de las últimas décadas y no lo es por casualidad ya que su ética de trabajo es excepcional. En más de una entrevista ha reconocido que él siempre está activado pensando en qué le puede servir para su repertorio, pero además tiene un plan de trabajo personalizado que se ha convertido en una de las metodologías de productividad más famosas de los últimos años.

El Método Seinfeld es sencillísimo y sirve para facilitar la creación de hábitos de una manera rápida y visual. Tan solo es necesario para poder hacerlo un calendario y un rotulador.

Los 4 pasos del Método Seinfeld:

Coloca un calendario grande en algún sitio donde te sea imposible no verlo cada día.
Pon cerca del calendario un rotulador de color rojo.
Inicia el hábito que quieras y cada día que lo cumplas tacha el día con un cruz enorme.
No rompas la cadena.

El humorista recomienda al menos alargar el método durante 30 días, sin embargo, son diferentes las teorías sobre cuánto tarda en establecerse un hábito, aunque los estudios más relevantes hablan de cómo mínimo tres semanas.

LAS METODOLOGÍAS DE PRODUCTIVIDAD. ¿ALGUNA PERFECTA?

Es difícil señalar cuál de estas metodologías de productividad es la mejor. El efecto de cada una de ellas variará dependiendo del objetivo que busquemos y sobre todo de nuestras capacidades.

Espero que en el artículo hayáis encontrado las herramientas necesarias para dejar de procrastinar o para trabajar con mayor productividad. No están todas las que existen, pero sí que existen todas las que están. En los comentarios os animo a que me expliquéis cuáles son las que usáis vosotros y cuál creéis que es la más efectiva.

LA INFOGRAFÍA DE LAS MEJORES METODOLOGÍAS DE PRODUCTIVIDAD

PERFIL DEL AUTOR

Iñaki García

Periodista. Fundador de Diario del Dinero, creador de una Agencia de Marketing y muy interesado en el mundo de las finanzas y el emprendimiento.

Metodologías de productividad. ¿Cuáles son las mejores?